Zoeken

Ethisch advies: Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, december 2020

Axel Liégeois

In welzijn en onderwijs verzamelen we veel persoonsgegevens. We delen deze gegevens met de persoon met ondersteuningsvraag, maar ook met andere betrokken partijen, zoals de naastbetrokkenen, andere beroepskrachten en derden. Het uitwisselen van persoonsgegevens is nodig opdat we als beroepskrachten onze verantwoordelijkheid in de ondersteuning zouden kunnen opnemen. We wisselen de persoonsgegevens niet alleen uit via de klassieke dragers, zoals papier, foto, video en audio. We gebruiken steeds meer digitale communicatiemiddelen met tekst, beeld of geluid, of een combinatie ervan. Bovendien verspreiden we deze digitale persoonsgegevens steeds meer via sociale media. Het gevolg hiervan is een enorme toename van de uitwisseling van persoonsgegevens met het risico op minder zorgvuldigheid.
 

Het gebruik van digitale en sociale media verandert niets aan de ethische probleemstelling. In de ondersteuning staan we in een spanningsveld tussen het verzamelen en delen van persoonsgegevens enerzijds, en het vertrouwelijk houden van deze gegevens anderzijds. De visiegroep ethiek in welzijn en buitengewoon onderwijs wil de beroepskrachten, met inbegrip van de directies, uitnodigen om aan de hand van dit advies kritisch na te denken over hoe we zorgvuldig met persoonsgegevens kunnen omgaan. Beroepskrachten die zorgvuldig handelen in overeenstemming met deze ethische visie worden gesteund door hun directie en door de organisatie Broeders van Liefde.

Dit is een ethisch advies voor de sector welzijn en buitengewoon onderwijs van de Broeders van Liefde. Dit advies werd opgesteld door de Visiegroep Welzijn en Buitengewoon Onderwijs, onder redactie van Axel Liégeois, stafmedewerker voor ethiek. Bij lezing moeten we steeds rekening houden met de datum van publicatie van het advies en met de evoluties in de maatschappelijke context sindsdien. 

1. Begripsverheldering

✓ Persoonsgegevens: alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare levende natuurlijke persoon.

✓ Verwerken: alles wat we met deze gegevens kunnen doen, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden, delen enz.

✓ Beschermen: het vertrouwelijk houden en betrouwbaar bijhouden van de gegevens.

✓ Ondersteuning: alle professionele activiteiten die beroepskrachten ondernemen om kwaliteitsvolle ondersteuning aan de persoon met ondersteuningsvraag te bieden.

✓ Persoon met ondersteuningsvraag: ieder die een beroep doet op ondersteuning in een school of een ortho(ped)agogisch centrum.

✓ Beroepskrachten: alle professioneel betrokkenen in de ondersteuningsrelatie in de sectoren onderwijs, welzijn en zorg: onderwijs betreft zowel buitengewoon als gewoon onderwijs, welzijn omvat ortho(ped)agogische zorg, en zorg sluit zowel algemene en geestelijke gezondheidszorg in.

✓ Naastbetrokkenen: de voogd of vertegenwoordiger van de persoon met ondersteuningsvraag, maar ook de mensen uit de naaste omgeving, zoals familie, vriendenkring of sociaal netwerk, die sterk betrokken zijn.

✓ Team: groep van beroepskrachten uit één entiteit van één voorziening of school, die samenwerken aan een gezamenlijke ondersteuningsopdracht voor een persoon met ondersteuningsvraag.

✓ Professioneel netwerk: groep van beroepskrachten uit verschillende entiteiten, teams, voorzieningen of scholen, en eventueel gemachtigde naastbetrokkenen, die samenwerken aan een gezamenlijke ondersteunings-opdracht voor een persoon met ondersteuningsvraag.

✓ Derden: alle anderen die niet behoren tot de bovengenoemde groepen van personen.

 

2. GDPR

GDPR betekent: ‘General Data Protection Regulation’ of Algemene Vordering Gegevensbescherming. Het regelt de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van hun persoonsgegevens.

2.1 Wettelijk regeling: basisprincipes van GDPR:

  • Transparantie: we informeren de betrokkenen en houden niets verborgen over de verwerking van persoonsgegevens.
  • Doel en tijdsbeperking: we verwerken de gegevens alleen voor een vooraf bepaald doel en voor een beperkte periode.
  • Rechtmatigheid: we verwerken de gegevens enkel na voorafgaande toestemming of overeenkomst, of voor gerechtvaardigde belangen.
  • Rechten van de betrokkene:
    • Recht op informatie over de verwerking van de persoonsgegevens
    • Recht op inzage in en kopie van de gegevens
    • Recht op verbetering van de gegevens
    • Recht op wissen van de gegevens
    • Recht op verzet indien geen expliciete toestemming gegeven was
    • Recht om de gegevens op te vragen en over te dragen

3. GEHEIMHOUDING

3.1 Wettelijke regeling: beroepsgeheim

  • Er is geen precieze en volledige opsomming van de personen op wie het beroepsgeheim van toepassing is. Het kernidee is dat het gaat om personen die in een noodzakelijke vertrouwensrelatie tot een ‘cliënt’ staan, in onze werksituatie dus de persoon met ondersteuningsvraag.
  • Voor ons beroepskrachten betekent dit dat de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitoefening van ons beroep of onze functie, en dus voorrang heeft op andere belangen zoals de communicatie in een professioneel netwerk of in het sociaal netwerk van de persoon met ondersteuningsvraag.
  • Essentieel is het perspectief van de persoon met ondersteuningsvraag. Die persoon moet erop kunnen vertrouwen dat wij de vertrouwelijke gegevens die hij of zij aan ons geeft omdat ze noodzakelijk zijn voor een goede ondersteuning, niet bekend maken.

3.2 Wettelijke regeling: ambtsgeheim

  • Leerkrachten hebben een ambtsgeheim of discretieplicht. Dit is de verplichting om bij het beoefenen van ons ambt of onze functie geen persoonsgegevens vrij te geven aan anderen dan wie gerechtigd is er kennis van te nemen.
  • De discretie is bedoeld om de persoonsgegevens vertrouwelijk te houden binnen de dienst of organisatie. We kunnen dus in ons ambtsgeheim persoonsgegevens over leerlingen doorgeven aan collega’s en leidinggevenden binnen de organisatie.
  • De juridische garantie op geheimhouding is strikter in het beroepsgeheim dan in het ambtsgeheim. Het beroepsgeheim beschermt de vertrouwensrelatie tussen de beroepskracht en de persoon met ondersteuningsvraag terwijl het ambtsgeheim enkel het belang van de dienst of organisatie beschermt.

3.3 Ethische geheimhouding

Ondanks de juridische verschillen tussen beroeps- en ambtsgeheim, is de ethische kern dezelfde: het geheimhouden van vertrouwelijke persoonsgegevens die we in de relatie met de persoon met ondersteuningsvraag te weten komen. Daarom spreken we in het vervolg over geheimhouding en sluiten daarmee zowel het beroeps- als het ambtsgeheim in. In een juridische context is het onderscheid tussen beroeps- en ambtsgeheim wel van groot belang en zijn er verschillende rechten en plichten aan verbonden.

 

4. UITWISSELING MET PERSOON MET ONDERSTEUNINGSVRAAG EN NAASTBETROKKENEN: RECHT OP PERSOONSGEGEVENS EN INZAGE

Een eerste uitwisseling van persoonsgegevens gebeurt met de persoon met ondersteuningsvraag en zijn of haar naastbetrokkenen. Onder de naastbetrokkenen onderscheiden we twee groepen: enerzijds naastbetrokkenen die een wettelijke machtiging hebben als voogd of vertegenwoordiger, en anderzijds naastbetrokkenen uit de familie, vriendenkring of sociaal netwerk die geen dergelijke machtiging hebben.

4.1 Naastbetrokkenen met machtiging

De naastbetrokkenen kunnen een wettelijke machtiging krijgen. Het zijn de volgende personen, naargelang de situatie van de persoon met ondersteuningsvraag.

4.2 Wettelijke regeling: naastbetrokkenen met machtiging

  • Voor minderjarigen: de ouders of de voogd, rekening houdend met de rechten van het kind.
  • Voor meerderjarigen die beslissingsbekwaam zijn: de vertrouwenspersonen die de persoon met ondersteuningsvraag heeft aangeduid om hem of haar bij te staan bij het verwerken van informatie.
  • Voor meerderjarigen die niet beslissingsbekwaam zijn:
    • De zelfbenoemde wettelijke vertegenwoordiger die de persoon met ondersteuningsvraag zelf heeft aangeduid om zijn of haar rechten uit te oefenen.
    • Indien geen zelfbenoemde wettelijke vertegenwoordiger aangeduid werd of kan optreden: de bewindvoerder die van de vrederechter machtiging voor persoonszaken gekregen heeft.
    • Indien geen zelfbenoemde vertegenwoordiger of bewindvoerder aangeduid werd of kan optreden: de feitelijke wettelijke vertegenwoordiger in dalende volgorde: allereerst de samenwonende echtgenoot of partner, dan de meerderjarige kinderen, vervolgens de ouders, en tot slot de meerderjarige broers of zussen.
    • Indien bovengenoemde personen niet aangeduid werden of kunnen optreden: de beroepskrachten in interdisciplinair overleg behartigen de belangen van de persoon met ondersteuningsvraag.

4.3 Wettelijke regeling: recht op persoonsgegevens en inzage

De persoon met ondersteuningsvraag en zijn of haar naastbetrokkenen met machtiging hebben de volgende rechten:

  • Recht op persoonsgegevens over de toestand van de persoon met ondersteuningsvraag en de vermoedelijke evolutie ervan.
  • Recht op inzage in het dossier.

4.4 Begeleiding

We opteren ervoor om het recht op kennis van de persoonsgegevens en inzage in het dossier voor te bereiden en onder begeleiding uit te voeren. Zo kunnen we bepaalde persoonsgegevens toelichten en misverstanden bij de interpretatie ervan voorkomen.

4.5 Andere naastbetrokkenen

Andere naastbetrokkenen kunnen niet in deze rechten op persoonsgegevens delen. Daarom kunnen we niet anders om bij hen dezelfde richtlijnen te volgen als bij derden, zie onder punt 6. Dit impliceert dat we op de eerste plaats de persoon met ondersteuningsvraag vragen om zelf de persoonsgegevens uit te wisselen. Als dat niet mogelijk is, kunnen wij als beroepskrachten de persoonsgegevens uitwisselen indien we vooraf de geïnformeerde toestemming van de persoon met ondersteuningsvraag gekregen hebben. Als de persoon met ondersteuningsvraag daartoe niet beslissingsbekwaam is, dan kunnen we de geïnformeerde toestemming vragen aan de naastbetrokkene met machtiging.

5. UITWISSELING ONDER BEROEPSKRACHTEN: GEDEELDE GEHEIMHOUDING

De tweede uitwisseling van persoonsgegevens heeft plaats onder beroepskrachten. We kunnen mondeling of schriftelijk persoonsgegevens uitwisselen, maar ook op digitale wijze door het versturen van email of het werken met een digitaal dossier.

5.1 Gemeenschappelijk dossier

Het is mogelijk dat de verschillende sectoren elk een eigen dossier van eenzelfde persoon met ondersteuningsvraag aanleggen. Niettemin streven we naar één gemeenschappelijk dossier. Zolang deze dossiers niet met elkaar verbonden zijn, kunnen we niet anders dan zelf persoonsgegevens tussen de verschillende dossiers uit te wisselen. Steeds waken we erover de persoonsgegevens op een veilige en betrouwbare wijze uit te wisselen.

5.2 Praktische richtlijn: dossier

✓ Het medisch dossier behoort niet tot het gemeenschappelijk dossier. Het wordt afgeschermd binnen de medische beroepsgroep.

✓ Daarnaast zijn er ‘praktische medische persoonsgegevens’ die de arts toegankelijk kan maken voor andere beroepskrachten indien deze gegevens voor hen relevant zijn, zoals de toediening van medicatie.

✓ Individuele beroepskrachten kunnen persoonlijke notities hebben die ze met niemand delen, strikt persoonlijk houden en ook niet invoegen in het dossier.

✓ Beroepskrachten kunnen enkel persoonsgegevens met elkaar delen via professionele email die voldoende beveiligd is.

✓ Beroepskrachten kunnen praktische informatie in verband met de ondersteuning die geen persoonsgegevens inhouden, delen via besloten professionele groepen in de sociale media, zoals WhatsApp.

5.3 Wettelijke regeling: geen regeling gedeeld beroepsgeheim

  • Er is geen expliciete en algemene wettelijke regeling van het gedeelde beroepsgeheim in de sectoren onderwijs en ortho(ped)agogische zorg.
  • In een juridische context wordt dikwijls een onderscheid gemaakt tussen een ‘gezamenlijk’ beroepsgeheim in een team en een ‘gedeeld’ beroepsgeheim in een professioneel netwerk, met deels dezelfde en deels verschillende voorwaarden, maar dit is geen wettelijke regeling.

5.4 Voorwaardelijk gedeelde geheimhouding

We opteren ervoor om dezelfde regeling van gedeelde geheimhouding te hanteren, zowel in een team als in een professioneel netwerk. Daarom stellen we het voorwaardelijk gedeeld beroepsgeheim voor. Wellicht vraagt het in een professioneel netwerk meer inspanningen om aan die voorwaarden te voldoen. De voorwaarden hebben betrekking op drie vragen: wie, wat en hoe?

a. Wie: beroepskrachten met geheimhoudingsplicht in een ondersteuningsrelatie

De eerste voorwaarde betreft de afbakening van de beroepskrachten die tot het team of netwerk behoren en de geheimhouding onder elkaar delen. Deze afbakening bestaat uit drie elementen: (1) het zijn beroepskrachten, die (2) gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht, en (3) in een ondersteuningsrelatie met de persoon met ondersteuningsvraag staan.

(1) Beroepskrachten uit onderwijs, welzijn of zorg

De gedeelde geheimhouding is beperkt tot de drie sectoren van onderwijs, welzijn en zorg. Daardoor wordt het mogelijk dat we persoonsgegevens delen tussen scholen en voorzieningen, en ook met het netwerk van zorg rond de persoon met ondersteuningsvraag. Omdat deze drie sectoren een zeer ruime groep vormen, volgen nog twee elementen van afbakening.
 

Praktische richtlijn: andere beroepskrachten

  • Andere beroepskrachten vallen daarbuiten, zoals politieagenten, advocaten, ambtenaren enz. Aan deze mensen mogen we dus geen persoonsgegevens doorgeven.

(2) Met geheimhoudingsplicht

Als beroepskrachten zijn we bovendien gebonden aan een geheimhoudingsplicht, dus het wettelijke beroepsgeheim of ambtsgeheim. Indien een beroepskracht toch niet gebonden zou zijn aan een wettelijke regeling, dan gaat het om een deontologische of ethische plicht. Die geheimhoudingsplicht is belangrijk omdat we ons door die plicht bewust zijn van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en die gegevens kunnen delen in een team of netwerk, maar niet daarbuiten.

(3) In een ondersteuningsrelatie

Essentieel is dat het niet zomaar gaat om alle beroepskrachten uit onderwijs, welzijn of zorg, maar alleen om deze die feitelijk in een ondersteuningsrelatie met de persoon met ondersteuningsvraag staan van wie de persoonsgegevens uitgewisseld worden. Het feit dat we in een ondersteuningsrelatie staan, impliceert dat we eenzelfde doel of finaliteit hebben tegenover de persoon met ondersteuningsvraag, namelijk in onze onderlinge samenwerking ondersteuning bieden aan die persoon. We kunnen voor lange of korte tijd in de ondersteuningsrelatie staan.

Praktische richtlijn: beroepskracht in ondersteuningsrelatie

✓ Beroepskrachten die feitelijk niet of niet meer in een ondersteuningsrelatie staan, kunnen geen beroep doen op de geheimhouding.

✓ Toch kunnen beroepskrachten die normaal gezien geen ondersteuningsrelatie met een bepaalde persoon met ondersteuningsvraag hebben, in bijzondere omstandigheden tijdelijk in een ondersteuningsrelatie staan. Tijdens wachtdiensten of bij onverwachte incidenten komen ze wel tijdelijk in een ondersteuningsrelatie en kunnen ze persoonsgegevens nodig hebben.

✓ Indien de uitwisseling van persoonsgegevens gebeurt op een digitaal platform, kan een pop-up de beroepskracht erop wijzen dat hij of zij normaal gezien geen toegang heeft tot de persoonsgegevens, maar zich toch toegang kan verschaffen in bijzondere situaties waarover hij of zij later verantwoording zal moeten afleggen.

✓ Stagiairs en vrijwilligers met een vast engagement kunnen voor een bepaalde periode tot het team of professioneel netwerk behoren. Bijgevolg kunnen ze ook persoonsgegevens uitwisselen. Het delen van de persoonsgegevens moet steeds in verhouding staan tot de opdracht die ze hebben. We delen met stagiairs en vrijwilligers alleen de persoonsgegevens die voor hen relevant zijn: dit delen kan gradueel toenemen in functie van hun opdracht en de gedeelde persoonsgegevens zijn steeds in verhouding of proportioneel tot deze opdracht. Stagiairs en vrijwilligers houden zich op hun beurt aan alle voorwaarden voor de gedeelde geheimhouding: ze passen dan ook de filter van de relevantie van de persoonsgegevens met grote zorgvuldigheid toe en houden de vertrouwelijke gegevens buiten het team of netwerk geheim. Wij hebben als beroepskrachten de educatieve taak hen te begeleiden in het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

b. Hoe? In dialoog en met toestemming van de persoon met ondersteuningsvraag

Een volgende voorwaarde is de wijze waarop we persoonsgegevens delen. We kunnen pas persoonsgegevens delen als we daarover eerst (1) een dialoog gevoerd hebben met de persoon met ondersteuningsvraag en daarbij (2) zijn of haar toestemming gekregen hebben.
 

(1) In dialoog

Voor de transparantie is het heel belangrijk dat we vooraf de persoon met ondersteuningsvraag in een voor hem of haar begrijpelijke taal informeren over de gedeelde geheimhoudingsplicht en wat dit precies inhoudt.
 

Praktische richtlijn: dialoog

✓ We motiveren op de eerste plaats het doel van de gedeelde geheimhouding: het is noodzakelijk opdat we als beroepskrachten onze verantwoordelijkheid in de ondersteuning zouden kunnen opnemen en dus kwaliteitsvolle ondersteuning en onderwijs kunnen bieden.

✓ Vervolgens verduidelijken we ook de afbakening van de personen die de geheimhoudingsplicht delen: we delen enkel persoonsgegevens met beroepskrachten uit onderwijs, welzijn en zorg die gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht en in een ondersteuningsrelatie tot de persoon met ondersteuningsvraag staan. 

De beste manier om de afbakening duidelijk te maken, is dat we de functies of namen van de beroepskrachten in het dossier van de persoon met ondersteuningsvraag noteren. Bij een digitaal dossier kunnen we de afbakening steeds aanpassen en kan de persoon met ondersteuningsvraag steeds inzage hebben.

(2) Met toestemming

Niet alleen het proces van dialoog met het informeren en motiveren is belangrijk, maar ook het resultaat ervan in de vorm van geïnformeerde toestemming. Dit veronderstelt dat de persoon met ondersteuningsvraag bekwaam is om zijn of haar toestemming te geven. Indien hij of zij daartoe niet bekwaam is, vragen we de toestemming aan de naastbetrokkene met machtiging. Het vragen van de toestemming impliceert ook dat de persoon met ondersteuningsvraag of de naastbetrokkene met machtiging de toestemming kan weigeren. Dan motiveren we hen om de gedeelde geheimhouding te aanvaarden omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is voor een kwaliteitsvolle ondersteuning. Het is belangrijk dat we op een zorgvuldige manier omgaan met de geïnformeerde toestemming. Toestemming geven is geen eenmalig gebeuren maar een proces in verschillende stappen.

 

Praktische richtlijn: stappen in toestemming

✓ Een eerste stap is wanneer de persoon met ondersteuningsvraag de overeenkomst met de voorziening of school ondertekent. Het is belangrijk dat we op dat moment de gedeelde geheimhoudingsplicht van beroepskrachten in dialoog uitleggen en motiveren. We vragen de persoon met ondersteuningsvraag om de overeenkomst te tekenen. Vanuit juridisch standpunt moet deze toestemming vrijwillig, voorafgaandelijk, geïnformeerd en schriftelijk zijn: de toestemming maakt duidelijk welke personen welke informatie uitwisselen gedurende de periode van ondersteuning.

✓ Omdat de persoon met ondersteuningsvraag nadien niet steeds goed weet wat de overeenkomst precies inhoudt en omdat de periode van ondersteuning lang kan duren, is het belangrijk dat we dit op geregelde tijdstippen opnieuw bespreken. Voor minderjarige personen doen we dit best elk jaar, voor meerderjarige personen om de drie jaar. De persoon met ondersteuningsvraag kan opnieuw zijn of haar schriftelijke toestemming geven. Als het een mondelinge toestemming is, noteren we deze toestemming in het dossier.

✓ Een dergelijke toelichting en vraag naar bevestiging van de toestemming gebeurt ook best wanneer er een cesuur is in de ondersteuning. Onder cesuur verstaan we één of meerdere van de volgende situaties: er is een grote verandering in de plaats of vorm van ondersteuning; er is een grote verandering in de samenstelling van het team of netwerk van beroepskrachten; of er is een belangrijke ontwikkeling in de ondersteuning. Ook dan kan de persoon met ondersteuningsvraag opnieuw zijn of haar schriftelijke toestemming geven, of noteren we de mondelinge toestemming in het dossier.

✓ Wanneer we persoonsgegevens delen waarvan we aanvoelen dat ze bijzonder delicaat zijn, is het best dat we nog eens expliciet de toestemming van de persoon met ondersteuningsvraag vragen, ook al is er een voorafgaande toestemming. Er is immers veel kans dat hij of zij bij de voorafgaande toestemming niet gedacht heeft aan specifieke, delicate persoonsgegevens. Ook hier kan de persoon met ondersteuningsvraag opnieuw zijn of haar schriftelijke toestemming geven, of noteren we de mondelinge toestemming in het dossier.

 

c. Wat? Relevante persoonsgegevens

We beperken ons tot het delen van relevante persoonsgegevens. Deze moeten relevant zijn voor wie ze ontvangt. We ‘filteren’ de informatie op haar relevantie en noemen dit de relevantiefilter. Relevant is ruimer dan wat noodzakelijk is. De ondersteuning die we bieden, dient meer te zijn dan het noodzakelijke: kwaliteitsvolle ondersteuning is immers meer dan het minimum. Persoonsgegevens zijn relevant als ze de verantwoordelijkheid van de ontvanger ervan bevorderen tegenover de persoon met ondersteuningsvraag in zijn of haar context. Persoonsgegevens dienen om onze verantwoordelijkheid in het bieden van kwaliteitsvolle ondersteuning te kunnen opnemen. Dit reikt verder dan de onmiddellijke wensen van die persoon, en omvat alle levensdomeinen op korte en lange termijn.

6. UITWISSELING MET DERDEN: GEÏNFORMEERDE TOESTEMMING

Over persoonsgegevens aan derden is er een grote eensgezindheid in recht en ethiek. Tegenover derden houden we de persoonsgegevens geheim. 
 

Wettelijke bepaling: beroeps- of ambtsgeheim tegenover derden

  • De essentie van het beroepsgeheim en het ambtsgeheim is dat we de persoonsgegevens geheimhouden en niet bekendmaken aan derden.

 

Een eerste mogelijkheid om toch op een verantwoorde manier persoonsgegevens aan derden te verstrekken, is dat we de persoon met ondersteuningsvraag motiveren om dat zelf te doen. Dan beslist hij of zij zelf welke persoonsgegevens hij of zij aan wie en op welke wijze doorgeeft. Wij als beroepskrachten doorbreken dan de geheimhouding niet.

Een tweede mogelijkheid houdt in dat we met de persoon met ondersteuningsvraag de dialoog aangaan over het verstrekken van persoonsgegevens. In de dialoog houden we ten volle rekening met de wensen van de persoon met ondersteuningsvraag en vragen we zijn of haar expliciete toestemming. Deze uitdrukkelijke toestemming kan mondeling en hoeft niet schriftelijk te zijn. We vermelden de mondelinge toestemming in het dossier. Alleen als de vertrouwensrelatie onder druk staat, vragen we een schriftelijke toestemming. Bij het doorgeven van de persoonsgegevens passen we de relevantiefilter toe.

Als de persoon met ondersteuningsvraag niet in staat is om de beslissing te nemen over het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, vragen we de geïnformeerde toestemming aan de naastbetrokkene met machtiging.

7. UITZONDERING

Ten slotte is er tegenover al deze regelingen binnen een team of netwerk, met de persoon met ondersteuningsvraag en de naastbetrokkenen en tegenover derden één algemeen geldende uitzondering. We kunnen persoonsgegevens toch zonder toestemming doorgeven onder drie voorwaarden.

7.1 Onmogelijkheid dialoog of toestemming 

Een eerste voorwaarde is de onmogelijkheid om in dialoog te gaan of toestemming te krijgen. Dit betekent dat we alles in het werk stellen om de dialoog te voeren, om tot overeenstemming te komen of om toestemming te krijgen, maar er niet in slagen. Het kan zijn dat de persoon met ondersteuningsvraag onvoldoende beslissingsbekwaam is om tot een besluit te komen. Het is ook mogelijk dat hij of zij niet bereid is om in dialoog te gaan of een toestemming te geven. Verder overleg is dus niet meer mogelijk of haalbaar.

 

7.2 Graad van dreiging en ernst van schade

Een tweede voorwaarde gaat over de graad van dreiging en ernst van schade aan de fysieke en/of psychische gezondheid en/of integriteit van de zorgvrager en/of een ander. Hier staan de gezondheid of integriteit van een mens op het spel. Er is een gradatie in de dreiging alsook in de ernst van de schade. Hoe dreigender en ernstiger de schade is, hoe meer het verantwoord wordt om de geheimhouding te doorbreken. Dit veronderstelt dat we preventief dreigende schade kunnen voorkomen of beperken door vertrouwelijke persoonsgegevens te verstrekken.

Wettelijke regeling: uitzonderingen beroepsgeheim

  • Een reeks uitzonderingen op het beroepsgeheim betreffen de bescherming van de integriteit of de veiligheid van de persoon. Dit is het geval bij een misdrijf op minderjarigen of kwetsbare personen, of indien de persoon met ondersteuningsvraag slachtoffer is van een misdrijf. Dit is ook het geval als we ons bevinden in een noodtoestand met een ernstig actueel gevaar, of als we schuldig hulpverzuim zouden plegen door de persoon met ondersteuningsvraag niet te helpen als die in groot gevaar verkeert.
  • Verder zijn er uitzonderingen van gerechtelijke aard: de aangifte van misdrijven, getuigenis in rechte en eigen verdediging.

7.3 Proportionaliteit

Een derde voorwaarde is de proportionele verhouding tussen de voornoemde schade en de schade aan de vertrouwelijkheid. Het gaat enerzijds om ernstige schade of om dreiging ervan voor de gezondheid of integriteit. Anderzijds veroorzaken we schade aan de vertrouwensrelatie. Proportionaliteit betekent dat de schade aan de vertrouwensrelatie in een redelijke verhouding staat tot deze die we proberen te voorkomen.

Er mogen bijgevolg geen alternatieven bestaan om de schade te voorkomen zonder de vertrouwelijkheid te schenden. Bovendien schenden we de vertrouwelijkheid niet meer dan strikt nodig is om de schade aan de gezondheid of de integriteit te vermijden. Hier gaat het om het minimum van de ‘noodzakelijke’ persoonsgegevens. We maken niet meer gegevens bekend aan niet meer personen dan noodzakelijk.

Indien tegelijkertijd aan deze drie criteria voldaan wordt, kunnen we zonder dialoog of zonder toestemming informatie verstrekken. In dat geval motiveren we onze beslissing aan de zorgvrager. Deze uitzondering geldt steeds, zowel bij de informatie aan de naastbetrokkenen, de andere beroepskrachten als derden. 

8. BESLUIT: ZORGVULDIGHEIDSCRITERIA

Als besluit stellen we tien zorgvuldigheidscriteria voor waarmee we ons omgaan met persoonsgegevens op zorgvuldigheid kunnen toetsen. We kunnen deze criteria bij elke vorm van uitwisseling gebruiken. Er is geen orde van belangrijkheid onder deze criteria. Het belang van een criterium komt naar voren in de toepassing ervan in een bepaalde situatie. In een concrete situatie is het ene criterium meer toepasbaar dan het andere. De criteria hebben betrekking op vier vragen: waarom, wie, wat en hoe?

 

Praktische richtlijn: tien zorgvuldigheidscriteria

✓ Waarom?

       1. Met welk doel worden de persoonsgegevens uitgewisseld?

✓ Wie?

       2. Is de ontvanger van de persoonsgegevens voldoende betrokken?

       3. Kan de ontvanger deze persoonsgegevens verwerken?

       4. Wie is de meest geschikte verstrekker van de persoonsgegevens?

✓ Wat?

       5. Zijn de persoonsgegevens relevant?

       6. Is de hoeveelheid persoonsgegevens gepast?

       7. Zijn de persoonsgegevens gegrond en betrouwbaar?

✓ Hoe?

       8. Worden de persoonsgegevens vertrouwelijk uitgewisseld?

       9. Wat zijn de gunstigste omstandigheden om de persoonsgegevens uit te wisselen?

       10. Kan de persoon met ondersteuningsvraag betrokken worden bij het uitwisselen van de persoonsgegevens?

 

Download hier de tekst in pdf:

Docum
 

 

VERDERE LITERATUUR

Wegwijzers beroepsgeheim: https://steunpuntwvg.be/images/swvg-3-rapporten/wegwijzers-volledig

Axel Liégeois, Waarden in dialoog: Ethiek in de zorg (Campushandboek), Leuven: LannooCampus, 2019.

LEDEN VISIEGROEP ETHIEK IN WELZIJN EN BUITENGEWOON ONDERWIJS

Aartrijke, O.C. Cirkant: Hanne Colpaert en Ann Vandecaveye

Bellingen, O.C. Huize Terloo: Patrick Van Belle

Brecht, O.C. Clara Fey: Bart Corneillie, Silvie Bastiaens en Indy Van Noten

Gent, O.C. Styrka: Soetkin Roskam en Ilse De Sutter

Gent, Organisatie Broeders van Liefde: Axel Liégeois

Gentbrugge: M.F.C. Sint-Gregorius & Gijzenzele, O.C. De Beweging: Koen Cauberghs

Handzame, O.C. Sint-Jan de Deo: Inge Declerck

Leuven, O.C. Het Roerhuis: Wilfried Jorissen

Lier, BuSO en BuBaO De Regenboog: Gunther De Vries

Lummen, K.O.C. Sint-Ferdinand: Luc Vandeput

Roeselare, O.C. Sint-Idesbald: Klaas Nollet en Mathias Gobbin

Sint-Lambrechts-Woluwe, O.C. Koninklijk Instituut Woluwe: Silke De Smedt en Cindy Vleugels

Vurste, Ebergiste: Monique Martens en Toby De Blauwer

 

Contactpersoon: Axel Liégeois; e-mail: axel.liegeois@broedersvanliefde.be

 

 

Schrijf je in op onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte